Disponibilização de solução informatizada integrada de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento, mediante licenciamento ou cessão de direito de uso, contemplando suporte técnico, manutenção corretiva, evolutiva e legal, atualizações, bem como serviços de implantação, parametrização, migração/conversão de dados, configuração, testes e treinamento, quando necessários, para atender às necessidades do Serviço Autônomo de Água e Esgoto – SAAE

TERMO DE REFERÊNCIA 1. DEFINIÇÃO DO OBJETO 1.1. Contratação de empresa especializada para disponibilização de solução informatizada integrada de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento, mediante licenciamento ou cessão de direito de uso, contemplando suporte técnico, manutenção corretiva, evolutiva e legal, atualizações, bem como serviços de implantação, parametrização, migração/conversão de dados, configuração, testes e treinamento, quando necessários, para atender às necessidades do Serviço Autônomo de Água e Esgoto – SAAE. 1.2. Os serviços objeto desta contratação são caracterizados como serviços comuns, uma vez que seus padrões de desempenho e qualidade podem ser objetivamente definidos por meio das especificações e requisitos estabelecidos neste Termo de Referência. 1.3. Os serviços são caracterizados como contínuos, sem dedicação exclusiva de mão de obra, tendo em vista a necessidade permanente de utilização da solução para a gestão de pessoas, processamento da folha de pagamento e cumprimento das obrigações legais e acessórias do SAAE, conforme fundamentação constante do Estudo Técnico Preliminar – ETP. 1.4. Os quantitativos estimados estão descritos conforme tabela abaixo: ITEM DESCRIÇÃO UND. DE MEDIDA QUANT. VALOR UNITÁRIO ESTIMADO VALOR TOTAL ESTIMADO 01 Disponibilização de solução informatizada integrada de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento, incluindo licenciamento/cessão de direito de uso, suporte técnico, manutenção corretiva, evolutiva e legal, MÊS 12 R$ 2.474,35 R$ 29.692,20 1

atualizações e demais serviços necessários ao funcionamento da solução 02 Serviços de implantação, parametrização, migração/conversão de dados, configuração, testes e treinamento, quando necessários SERVIÇO 01 R$ 3.352,60 R$ 3.352,60 VALOR MÁXIMO ESTIMADO R$ 33.044,80 1.4.1. Os valores estimados da contratação foram apurados pelo Setor de Compras do SAAE, mediante pesquisa de preços, observados os parâmetros legais aplicáveis, conforme Relatório de Pesquisa de Preços constante do processo administrativo. 1.4.2. O item 02 será executado somente quando houver efetiva necessidade, especialmente na hipótese de adoção de solução distinta daquela atualmente utilizada pelo SAAE, não sendo devido pagamento por serviços de implantação, migração ou atividades correlatas que não forem efetivamente executados. 1.5. O prazo de vigência da contratação será de 12 (doze) meses, contado a partir da assinatura do contrato ou da data nele estabelecida, podendo ser prorrogado, desde que atendidos os requisitos e limites previstos na Lei nº 14.133/2021. 2. FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO 2.1. A presente contratação fundamenta-se na necessidade de assegurar a continuidade da utilização de solução informatizada para Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento do SAAE, indispensável ao gerenciamento dos dados funcionais e financeiros dos servidores, ao processamento da folha de pagamento e ao cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e acessórias da Autarquia. 2

2.2. A realização de nova contratação torna-se necessária em razão da impossibilidade de nova prorrogação do contrato atualmente vigente, devendo ser adotadas as providências necessárias para evitar a descontinuidade dos serviços do setor de Recursos Humanos, especialmente quanto ao processamento da folha de pagamento, atendimento ao eSocial, SIAI-DP, Portal da Transparência e demais exigências dos órgãos de controle. 2.3. Conforme demonstrado no Estudo Técnico Preliminar – ETP, a solução deverá ser disponibilizada pelo período inicial de 12 (doze) meses, contemplando licenciamento ou cessão de direito de uso, suporte técnico, manutenção corretiva, evolutiva e legal e atualizações. Prevê-se, ainda, 01 (um) serviço de implantação, parametrização, migração/conversão de dados, configuração, testes e treinamento, a ser executado somente quando efetivamente necessário, especialmente na hipótese de adoção de solução distinta da atualmente utilizada pelo SAAE. 2.4. Dessa forma, a contratação mostra-se necessária para garantir a continuidade, segurança e eficiência das atividades de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento, conforme necessidade e solução definidas no Estudo Técnico Preliminar. 3. DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO 3.1. A solução consiste na contratação de empresa especializada para disponibilização de solução informatizada integrada de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento, mediante licenciamento ou cessão de direito de uso, destinada ao atendimento das rotinas administrativas, funcionais e financeiras do SAAE. 3.2. A solução deverá contemplar o gerenciamento dos dados cadastrais, funcionais e financeiros dos servidores, processamento da folha de pagamento, férias, 13º salário, afastamentos, benefícios, gratificações, histórico funcional e financeiro, relatórios e demais rotinas necessárias à gestão de pessoal. 3.3. Deverá possibilitar o cumprimento das obrigações legais e acessórias aplicáveis, bem como a geração e/ou disponibilização de informações para o eSocial, SIAI-DP, Portal da Transparência e demais sistemas e órgãos de controle competentes. 3

3.4. A solução deverá disponibilizar acesso individual e seguro aos servidores, para consulta e emissão de contracheques, fichas financeiras e comprovantes de rendimentos, inclusive de períodos anteriores. 3.5. A contratação compreenderá suporte técnico, manutenção corretiva, evolutiva e legal, atualizações e adequações decorrentes de alterações legislativas e normativas, visando assegurar o funcionamento contínuo e atualizado do sistema. 3.6. Quando necessário, deverão ser realizados serviços de implantação, parametrização, migração/conversão de dados, configuração, testes e treinamento dos usuários, assegurando a preservação dos dados cadastrais, funcionais e financeiros existentes. Caso a solução contratada já esteja implantada e em funcionamento no SAAE, serão realizados apenas os serviços efetivamente necessários à continuidade da operação. 3.7. A solução deverá observar requisitos de segurança, integridade, disponibilidade e confidencialidade das informações, garantindo a proteção dos dados tratados e sua disponibilização ao SAAE em caso de encerramento contratual ou necessidade de migração para outra solução. 4. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO 4.1. A solução deverá ser informatizada, integrada e adequada às rotinas de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento do SAAE, permitindo o gerenciamento seguro, contínuo e integrado das informações cadastrais, funcionais, financeiras e previdenciárias dos servidores. 4.1.1. A solução deverá ser disponibilizada em ambiente web, com acesso por meio da internet, mediante autenticação individual e segura, permitindo sua utilização por usuários autorizados a partir de diferentes localidades, sem dependência de instalação local em equipamento específico para sua operação ordinária. 4.1.2. A solução deverá ser compatível com navegadores de internet atuais e amplamente utilizados, permitindo acesso remoto às funcionalidades autorizadas, observados os perfis de acesso, requisitos de segurança da informação e proteção de dados estabelecidos neste Termo de Referência. 4.2. A solução deverá permitir o gerenciamento dos vínculos funcionais, cargos e funções, provimentos, movimentações funcionais, cessões, licenças, afastamentos, 4

férias, férias coletivas, frequência, vantagens, descontos, consignações, pensões, pecúnias e demais ocorrências relacionadas à vida funcional dos servidores. 4.3. Deverá possibilitar o processamento da folha de pagamento mensal, complementar, retroativa, férias, 13º salário e demais folhas ou cálculos necessários, permitindo abertura, processamento, acompanhamento, conferência e fechamento das folhas, bem como gerenciamento de grupos de cálculo e rubricas. 4.4. A solução deverá possibilitar a geração de arquivos de remessa e o tratamento de arquivos de retorno necessários ao pagamento da folha, inclusive para instituições financeiras, quando aplicável, bem como permitir a geração e exportação das informações exigidas pelos sistemas oficiais. 4.5. Deverá possibilitar a geração e/ou exportação das informações exigidas pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Norte – TCE/RN, especialmente aquelas destinadas ao SIAI-DP, conforme os layouts, prazos e especificações vigentes, devendo adaptar-se a eventuais alterações promovidas pelo órgão de controle. 4.6. A solução deverá possuir funcionalidades destinadas ao atendimento do eSocial, permitindo geração, transmissão, acompanhamento, retorno, tratamento e correção dos eventos aplicáveis ao SAAE, inclusive informações cadastrais, funcionais, remuneratórias, previdenciárias, de saúde e segurança do trabalho e demais eventos previstos na legislação vigente. 4.7. Deverá possibilitar o atendimento às obrigações relacionadas ao FGTS Digital, DCTFWeb e EFD-Reinf, quando aplicáveis, bem como aos demais sistemas e obrigações oficiais que venham a substituir, complementar ou alterar as atualmente existentes durante a vigência contratual. 4.8. A solução deverá possibilitar o registro e gerenciamento das informações relativas à Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho, inclusive exposição a agentes nocivos, quando aplicáveis às obrigações do SAAE. 4.9. Deverá permitir lançamentos individuais e em massa de informações funcionais e financeiras, incluindo, quando aplicável, vantagens, descontos, consignações, 5

movimentações, férias e frequência, de modo a proporcionar maior eficiência às rotinas do setor de Recursos Humanos. 4.10. A solução deverá possibilitar o gerenciamento e a emissão de informações previdenciárias, incluindo dados destinados ao Regime Próprio de Previdência Social – RPPS, previdência complementar, remunerações e contribuições, certidões e declarações relacionadas ao tempo de contribuição e demais rotinas previdenciárias aplicáveis. 4.11. Deverá possibilitar a emissão e consulta de relatórios gerenciais e operacionais, incluindo, no mínimo, resumo da folha, contracheques, fichas financeiras, históricos funcionais, quadro de cargos, rubricas, férias, consignações, créditos bancários, remunerações e contribuições, comprovantes de rendimentos, dados de pessoal e demais relatórios necessários às atividades de Recursos Humanos. 4.12. A solução deverá disponibilizar acesso individual e seguro aos servidores, mediante identificação própria, para consulta e emissão de seus contracheques, fichas financeiras e comprovantes de rendimentos, inclusive referentes a períodos anteriores. 4.13. A solução deverá possibilitar a geração e disponibilização das informações necessárias ao Portal da Transparência, de acordo com as exigências legais e dos órgãos de controle, observadas as restrições relativas à proteção de dados pessoais. 4.14. Deverá possuir funcionalidades de auditoria e conferência, permitindo o rastreamento das operações realizadas no sistema, identificação dos usuários responsáveis pelas alterações e consulta aos registros necessários à fiscalização e ao controle interno. 4.15. Quando necessária a implantação de nova solução, a contratada deverá realizar parametrização, configuração, migração e/ou conversão dos dados existentes, testes e demais procedimentos necessários à entrada em produção, assegurando a preservação e a integridade dos históricos cadastrais, funcionais, financeiros e previdenciários. 4.16. Caso a solução contratada já esteja implantada e em funcionamento no SAAE, deverão ser realizados somente os ajustes, parametrizações, atualizações e serviços efetivamente necessários à continuidade da operação. 6

4.17. A contratada deverá disponibilizar suporte técnico durante toda a vigência contratual, por canais adequados de atendimento, com registro e acompanhamento das solicitações e chamados realizados pelo SAAE. 4.18. A solução deverá receber manutenção corretiva, evolutiva e legal, incluindo as atualizações necessárias em decorrência de alterações legislativas, normativas, tecnológicas ou dos layouts e sistemas oficiais utilizados pela Administração Pública. 4.19. A solução deverá possuir mecanismos de controle de acesso por usuário e perfil, permitindo a definição de diferentes níveis de permissão e assegurando a rastreabilidade das ações realizadas. 4.20. A contratada deverá garantir a confidencialidade, integridade, disponibilidade e segurança das informações, mantendo mecanismos de cópia de segurança, recuperação dos dados e proteção contra perda, alteração ou acesso não autorizado. 4.21. O tratamento de dados pessoais realizado no âmbito da execução contratual deverá observar a Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, cabendo à contratada adotar medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, perda, alteração, divulgação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito. 4.22. Os dados e informações inseridos, armazenados ou produzidos por meio da solução serão de propriedade do SAAE, devendo ser assegurada sua extração e disponibilização em formato adequado e utilizável pela Administração sempre que solicitado, especialmente ao término da contratação ou em eventual migração para outra solução. 4.23. A contratada deverá realizar treinamento e orientação dos servidores responsáveis pela utilização da solução, quando necessário, especialmente em caso de implantação, atualização relevante ou disponibilização de novas funcionalidades. 7

5. MODELO DE EXECUÇÃO DO OBJETO 5.1. A execução do objeto terá início após a assinatura do contrato e/ou emissão da respectiva Ordem de Serviço, conforme definido no instrumento contratual, devendo a contratada assegurar a disponibilização e o funcionamento da solução durante todo o período de vigência. 5.2. A prestação dos serviços compreenderá a disponibilização da solução de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento, suporte técnico, manutenção corretiva, evolutiva e legal, atualizações e demais serviços necessários à continuidade de sua utilização pelo SAAE. 5.3. Na hipótese de contratação de solução distinta daquela atualmente utilizada pelo SAAE, a contratada deverá apresentar, previamente ao início da implantação, plano de implantação e migração, contendo as etapas, atividades, responsabilidades e cronograma necessários à entrada da solução em produção. 5.4. A implantação, quando necessária, deverá compreender parametrização, configuração, migração e/ou conversão dos dados existentes, testes, validações e demais procedimentos necessários ao funcionamento da solução, preservando os históricos cadastrais, funcionais, financeiros e previdenciários existentes. 5.5. A migração e/ou conversão dos dados deverá ser realizada de forma a evitar interrupção ou prejuízo ao processamento da folha de pagamento, devendo os dados migrados ser submetidos à conferência e validação pelo SAAE antes da entrada definitiva da nova solução em produção. 5.6. Eventuais inconsistências identificadas durante a implantação, migração ou validação dos dados deverão ser corrigidas pela contratada antes da conclusão da etapa correspondente, sem prejuízo da continuidade das atividades do SAAE. 5.7. Caso a solução contratada já esteja implantada e em funcionamento no SAAE, serão realizados somente os serviços efetivamente necessários à continuidade da operação, não sendo devido pagamento por nova implantação, migração ou outras atividades que não sejam efetivamente executadas. 5.8. A contratada deverá realizar treinamento e orientação dos servidores responsáveis pela utilização da solução, quando necessários, especialmente na implantação de nova 8

solução, na disponibilização de novas funcionalidades ou em alterações relevantes que impactem as rotinas de trabalho. 5.9. O suporte técnico deverá ser disponibilizado durante toda a vigência contratual, por meio de canais que permitam o registro, identificação, acompanhamento e encerramento dos chamados realizados pelo SAAE. 5.10. A contratada deverá prestar atendimento às solicitações de suporte em prazo compatível com a natureza e a complexidade da demanda, de forma a não comprometer a continuidade das atividades de Gestão de Pessoas, o processamento da folha de pagamento e o cumprimento das obrigações legais e acessórias. 5.11. As atualizações legais, normativas e aquelas decorrentes de alterações dos sistemas oficiais deverão ser disponibilizadas em tempo hábil para permitir o cumprimento das obrigações do SAAE, especialmente quanto ao eSocial, SIAI-DP, FGTS Digital, DCTFWeb, EFD-Reinf e demais sistemas aplicáveis. 5.12. A contratada deverá manter mecanismos de segurança, controle de acesso, cópias de segurança, recuperação das informações e rastreabilidade das operações realizadas durante toda a execução contratual. 5.13. Eventuais incidentes de segurança, vazamentos de dados, indisponibilidades relevantes ou falhas críticas deverão ser comunicados ao SAAE, com indicação das providências adotadas para contenção, correção e restabelecimento dos serviços. 5.14. Ao término do contrato ou em caso de transição para outra solução, a contratada deverá disponibilizar ao SAAE os dados cadastrais, funcionais, financeiros, previdenciários e demais informações existentes na solução, em formato adequado e utilizável, de modo a permitir sua migração e continuidade de uso pela Administração. 5.15. A execução dos serviços será acompanhada e fiscalizada pelo SAAE, que verificará o cumprimento das especificações, prazos e demais condições estabelecidas neste Termo de Referência. 9

6. MODELO DE GESTÃO DO CONTRATO 6.1. O contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas avençadas e as normas da Lei nº 14.133, de 2021, e cada parte responderá pelas consequências de sua inexecução total ou parcial; 6.2. As comunicações entre o órgão ou entidade e a contratada devem ser realizadas por escrito sempre que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se o uso de mensagem eletrônica para esse fim; 6.3. O CONTRATANTE poderá convocar representante da empresa para adoção de providências que devam ser cumpridas de imediato; 6.4. A formalização da contratação ocorrerá por meio de termo de contrato, admitida sua substituição por instrumento equivalente somente nas hipóteses legalmente permitidas; 6.5. A execução do contrato será acompanhada e fiscalizada por gestor e fiscal(is) formalmente designado(s) pelo SAAE, observadas as disposições da Lei nº 14.133/2021 e do Decreto Municipal nº 1.757/2023; 6.6. O fiscal técnico acompanhará e fiscalizará a execução do contrato, a fim de verificar o cumprimento das condições estabelecidas, de modo a assegurar os melhores resultados para a Administração, nos termos do art. 13 do Decreto Municipal nº 1.757/2023; 6.7. O fiscal técnico anotará no histórico de gerenciamento do contrato todas as ocorrências relacionadas à sua execução, com a descrição do que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados, nos termos do art. 117, § 1º, da Lei nº 14.133/2021 e do art. 13 do Decreto Municipal nº 1.757/2023; 6.8. Identificada qualquer inexatidão ou irregularidade, o fiscal técnico emitirá notificação para a correção da execução contratual, estabelecendo prazo para adoção das providências necessárias, nos termos do art. 13 do Decreto Municipal nº 1.757/2023; 6.9. O fiscal técnico informará ao gestor do contrato, em tempo hábil, a situação que demandar decisão ou adoção de medidas que ultrapassem sua competência, para que sejam adotadas as medidas necessárias e saneadoras, se for o caso, nos termos do art. 13, XI, do Decreto Municipal nº 1.757/2023; 10