Licença de direito de uso de software jurídico para gerenciamento dos processos judiciais e das atividades desenvolvidas pelo setor jurídico da comsercaf, incluindo implantação, customização, migração de dados, treinamento, suporte técnico e atualizações

Página 1 de 35 TERMO DE REFERÊNCIA 1. OBJETO O presente documento estabelece o Termo de Referência para a CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DE LICENÇA DE DIREITO DE USO DE SOFTWARE JURÍDICO PARA GERENCIAMENTO DOS PROCESSOS JUDICIAIS E DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS PELO SETOR JURÍDICO DA COMSERCAF, INCLUINDO IMPLANTAÇÃO, CUSTOMIZAÇÃO, MIGRAÇÃO DE DADOS, TREINAMENTO, SUPORTE TÉCNICO E ATUALIZAÇÕES , visando suprir as necessidades da Companhia de Serviço de Cabo Frio (COMSERCAF), em conformidade com as disposições da legislação pertinente e as normativas vigentes. A presente contratação tem como objetivo assegurar a continuidade e o aprimoramento das atividades de gestão dos processos judiciais da COMSERCAF, proporcionando maior controle, organização, segurança e eficiência na execução das rotinas desenvolvidas pelo setor jurídico, especialmente quanto ao acompanhamento de processos, publicações, intimações, prazos, audiências, documentos e demais atividades jurídicas. Para a elaboração deste Termo de Referência, foram consideradas as especificações técnicas e funcionais necessárias à execução dos serviços, as exigências quanto à capacidade técnica da empresa contratada, as condições de segurança e proteção das informações, bem como as demais diretrizes estabelecidas pela legislação aplicável. Este Termo de Referência estabelece os critérios de seleção, os requisitos técnicos e funcionais mínimos, as condições de implantação, execução e manutenção da solução, bem como as demais disposições necessárias para a contratação de empresa especializada, visando à prestação dos serviços de forma contínua, eficaz e segura, em estrita conformidade com a legislação vigente. A contratação será realizada por meio de dispensa de licitação em razão do valor , com fundamento no art. 75, inciso II, da Lei Federal nº 14.133/2021 , considerando que o valor estimado da contratação encontra-se abaixo do limite legal vigente para a referida hipótese de contratação direta. O prazo de vigência do contrato será de 12 (doze) meses , podendo ser prorrogado na forma da legislação aplicável.

Página 2 de 35 2. DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE: (Lei Federal nº 14.133/2021 e o Decreto Municipal nº 7.074/2023.) 2.1 A presente contratação justifica-se pela necessidade de assegurar a continuidade e o aprimoramento das atividades de gestão dos processos judiciais da Companhia de Serviços de Cabo Frio – COMSERCAF, mediante a disponibilização de solução informatizada especializada para gerenciamento das demandas e atividades jurídicas, proporcionando maior controle, organização, segurança e eficiência na execução das rotinas desenvolvidas pelo setor jurídico. 2.2 O setor jurídico da COMSERCAF utiliza atualmente sistema informatizado de gestão de processos e atividades jurídicas, fornecido pela empresa Freeclass Informática Ltda., por meio do Contrato nº 164/2021, oriundo do Processo Administrativo nº 337/2021, cuja vigência está prevista para se encerrar em 07 de outubro de 2026. Conforme registrado no Estudo Técnico Preliminar, o contrato vigente foi celebrado sob a égide da antiga Lei Federal nº 8.666/1993, não sendo cabível nova prorrogação nos termos anteriormente adotados. 2.3 Diante do encerramento da vigência contratual, torna-se necessária a realização de nova contratação para disponibilização de sistema informatizado de gestão jurídica, de modo a evitar a interrupção dos serviços atualmente utilizados e assegurar a continuidade das atividades relacionadas ao acompanhamento e gerenciamento dos processos judiciais da COMSERCAF. 2.4 A ausência de solução informatizada adequada poderá comprometer o acompanhamento dos processos judiciais, o controle dos prazos processuais e a organização das atividades desenvolvidas pelo setor jurídico, aumentando os riscos relacionados à perda de informações, ao descumprimento de prazos e à descontinuidade das rotinas processuais. 2.5 A solução deverá possibilitar a centralização das informações processuais e documentais, permitindo o acompanhamento organizado dos processos, publicações, intimações, prazos, audiências, movimentações e demais atividades jurídicas, bem como contribuir para o aprimoramento da gestão da equipe por meio do gerenciamento de usuários, tarefas, atividades e fluxos de trabalho. 2.6 A contratação deverá contribuir para a modernização das rotinas jurídicas, mediante a utilização de recursos tecnológicos destinados à automação de atividades, geração de relatórios e indicadores gerenciais e, quando aplicável, recursos de inteligência artificial, proporcionando maior eficiência operacional e melhor aproveitamento dos recursos

Página 3 de 35 disponíveis. 2.7 Considerando que existem atualmente aproximadamente 400 (quatrocentos) processos ativos, com estimativa de evolução para aproximadamente 600 (seiscentos) processos, a solução deverá possuir capacidade compatível com esse volume de informações, garantindo condições adequadas para a continuidade e expansão das atividades de gerenciamento processual. 2.8 A contratação deverá contemplar a adequada implantação da solução, incluindo a migração e preservação dos dados atualmente existentes, de forma planejada e segura, buscando minimizar os riscos de interrupção das atividades do setor jurídico e assegurar a adequada transição entre o sistema atualmente utilizado e a nova solução. 3. PREVISÃO DA CONTRATAÇÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL (Lei Federal nº 14.133/2021 e o Decreto Municipal nº 7.074/2023.) 3.1 A Companhia de Serviços de Cabo Frio – COMSERCAF não possui, até o momento, Plano de Contratações Anual (PCA) formalizado para o exercício correspondente à presente contratação. 3.1.1 A ausência de PCA formalizado não constitui óbice à presente contratação, tendo em vista que o Plano de Contratações Anual constitui instrumento de planejamento, nos termos do art. 12, inciso VII, da Lei Federal nº 14.133/2021, sem que sua inexistência formal, por si só, inviabilize contratações necessárias à continuidade dos serviços públicos, notadamente diante de circunstância superveniente e não programável no ciclo ordinário de planejamento, qual seja, o encerramento da vigência do Contrato nº 164/2021, decorrente de impossibilidade de prorrogação sob a legislação anteriormente aplicável. A presente contratação será oportunamente incorporada ao Plano de Contratações Anual da COMSERCAF, tão logo formalizado para o exercício correspondente, em atenção ao princípio do planejamento previsto no art. 5º da Lei Federal nº 14.133/2021. 3.2 Não obstante a inexistência de PCA formalizado, a presente contratação mostra-se necessária em razão do encerramento da vigência do Contrato nº 164/2021, previsto para 07 de outubro de 2026 , sendo indispensável a adoção das providências necessárias para assegurar a continuidade do sistema informatizado utilizado pelo setor jurídico da COMSERCAF. 3.3 A contratação encontra-se alinhada ao planejamento institucional da COMSERCAF, considerando a necessidade de assegurar a continuidade e a adequada execução das atividades relacionadas ao gerenciamento dos processos judiciais e das rotinas jurídicas da Companhia. 3.4 Nos termos da Portaria nº 448, de 13 de setembro de 2002, emitida pela Secretaria Municipal

Página 4 de 35 de Fazenda, a despesa decorrente da presente contratação será consignada nas seguintes classificações orçamentárias: a) Dotação Orçamentária: 04.122.0002.2004 b) Natureza da Despesa: 3.3.90.39.00.00 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica c) Fonte de Recursos: 1501 d) Ficha: 1317 4. REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO (Lei Federal nº 14.133/2021 e o Decreto Municipal nº 7.074/2023.) 4.1 Requisitos funcionais 4.1.1 A solução informatizada a ser contratada deverá atender às necessidades do setor jurídico da COMSERCAF, proporcionando recursos adequados ao gerenciamento dos processos judiciais e das atividades jurídicas, contemplando, no mínimo, as seguintes funcionalidades: a) disponibilização de 6 (seis) usuários/acessos para utilização da solução; b) captura diária de publicações e intimações judiciais, mediante monitoramento pelo nome e CNPJ da COMSERCAF; c) monitoramento dos tribunais do Estado do Rio de Janeiro, incluindo TJRJ, TRT e TRF , bem como dos sistemas judiciais utilizados, tais como eproc, PJe e demais sistemas que venham a ser utilizados pela Administração; d) controle e acompanhamento de publicações, intimações e movimentações processuais; e) gestão e controle de prazos processuais, com mecanismos de alerta e acompanhamento; f) calculadora automatizada de prazos processuais; g) gestão de equipes, usuários, atividades e tarefas; h) organização de tarefas, atividades e prazos por usuário, preferencialmente mediante utilização de fluxos de trabalho ( workflow ); i) calendário para controle e acompanhamento de audiências; j) protocolo eletrônico automatizado de documentos e peças processuais; k) geração e gerenciamento de peças processuais, memorandos e demais documentos necessários às atividades jurídicas; l) emissão de planilha ou relatório consolidado dos processos, possibilitando o acompanhamento de processos em andamento, ativos e inativos;

Página 5 de 35 m) disponibilização de recursos de inteligência artificial aplicáveis às atividades jurídicas, visando à modernização das rotinas e à otimização do tempo da equipe; n) disponibilização de relatórios, painéis e indicadores gerenciais, possibilitando o acompanhamento das atividades, processos, tarefas, prazos e demais informações relevantes à gestão jurídica; o) organização e centralização dos processos, documentos e demais informações relacionadas às demandas judiciais; p) controle de usuários e respectivos níveis ou perfis de acesso; q) disponibilização de mecanismos que permitam a rastreabilidade das ações realizadas pelos usuários, possibilitando maior controle, segurança e transparência na utilização da solução. 4.2 Eficiência operacional e redução de riscos 4.2.1 A solução deverá proporcionar suporte tecnológico às atividades desenvolvidas pelo setor jurídico da COMSERCAF, contribuindo para o aumento da eficiência operacional, a organização das rotinas e a redução de riscos relacionados ao acompanhamento de publicações, intimações, prazos processuais, audiências e demais atividades jurídicas. 4.2.2 A utilização da solução deverá contribuir para a centralização das informações, o acompanhamento das atividades da equipe e a redução de riscos operacionais decorrentes de falhas no controle ou acompanhamento das demandas processuais. 4.3 Requisitos relativos aos dados e à migração 4.3.1 A solução deverá permitir a migração e preservação dos dados existentes no sistema atualmente utilizado pela COMSERCAF, de modo a garantir a continuidade das informações e evitar a perda de dados relevantes para o gerenciamento dos processos judiciais. 4.3.2 Deverão ser preservados, no mínimo, os seguintes dados: a) números dos processos; b) datas de audiências; c) prazos a cumprir; d) prazos cumpridos; e) nomes das partes envolvidas;

Página 6 de 35 f) tribunais; g) varas; h) demais informações necessárias à continuidade do gerenciamento dos processos judiciais. 4.3.3 A migração dos dados deverá ser realizada de forma a preservar a integridade e a disponibilidade das informações necessárias à continuidade das atividades do setor jurídico da COMSERCAF. 4.3.4 A CONTRATADA deverá manter cópia de segurança dos dados disponibilizados para migração durante o período necessário à conferência e validação do processo, observadas as disposições de segurança e proteção de dados aplicáveis. 4.3.5 Eventuais inconsistências identificadas durante a migração deverão ser comunicadas à CONTRATANTE e corrigidas pela CONTRATADA, sem custos adicionais, quando decorrentes de falhas na execução do serviço de migração. 4.4 Requisitos de implantação 4.4.1 A CONTRATADA deverá realizar a implantação da solução, incluindo as configurações necessárias ao adequado funcionamento do sistema e sua disponibilização aos usuários indicados pela COMSERCAF. 4.4.2 Deverá ser realizada a migração dos dados do sistema atualmente utilizado, observando-se os requisitos de preservação das informações estabelecidos neste Termo de Referência. 4.4.3 A implantação deverá ser realizada de forma planejada, buscando minimizar os riscos de interrupção das atividades do setor jurídico e assegurar a adequada transição entre a solução atualmente utilizada e a nova solução. 4.4.4 A conclusão da migração dos dados ficará condicionada à conferência e validação das informações pela CONTRATANTE, sem prejuízo da responsabilidade da CONTRATADA pela integridade e adequada execução do processo de migração. 4.5 Requisitos de treinamento 4.5.1 A CONTRATADA deverá realizar treinamento inicial dos usuários indicados pela COMSERCAF, em quantidade compatível com os 6 (seis) usuários/acessos previstos, proporcionando condições adequadas para utilização das funcionalidades disponibilizadas pela solução. 4.5.2 Durante toda a vigência contratual, a CONTRATADA deverá disponibilizar treinamento, orientação e capacitação aos usuários sempre que necessário , para assegurar a adequada

Página 7 de 35 utilização das funcionalidades da solução, inclusive em razão de dúvidas, dificuldades de utilização, atualizações, alterações de funcionalidades ou substituição de usuários. 4.6 Requisitos de suporte técnico e atualizações 4.6.1 Os requisitos de suporte técnico e os níveis de atendimento previstos neste Termo de Referência foram estabelecidos considerando as necessidades do Setor Jurídico da COMSERCAF e os parâmetros constantes do Memorando nº 378/2026, que integra o processo administrativo e será juntado como anexo ao presente Termo de Referência . 4.6.2 A CONTRATADA deverá disponibilizar suporte técnico durante toda a vigência contratual , destinado ao atendimento das solicitações dos usuários da COMSERCAF, incluindo esclarecimento de dúvidas, orientação quanto à utilização da solução e tratamento de falhas ou indisponibilidades. 4.6.3 O suporte técnico deverá ser disponibilizado por meio de canais adequados de atendimento, em horário de expediente da COMSERCAF, possibilitando o registro, acompanhamento e controle das solicitações realizadas pelos usuários, com identificação da data e hora de abertura do chamado. 4.6.4 A CONTRATADA deverá disponibilizar central de ajuda ou mecanismo equivalente de orientação aos usuários , contendo informações necessárias à utilização das funcionalidades da solução. 4.6.5 A CONTRATADA deverá manter a solução em adequado funcionamento e disponibilidade durante toda a vigência contratual , adotando as providências necessárias para correção de falhas que comprometam sua utilização. 4.6.6 A CONTRATADA deverá disponibilizar, durante a vigência contratual, as atualizações, correções e melhorias aplicáveis à solução , sem prejuízo das funcionalidades contratadas. 4.6.7 As atualizações e correções deverão ser realizadas de forma a preservar a integridade dos dados e a continuidade das atividades do setor jurídico da COMSERCAF. 4.6.8 As solicitações de suporte técnico serão classificadas de acordo com o nível de criticidade da ocorrência, observados os seguintes prazos máximos:

Página 8 de 35 Nível Situação Prazo para atendimento Prazo para solução Crítico Indisponibilidade total do sistema ou impossibilidade de acesso a processos e informações essenciais Até 1 (uma) hora útil Até 4 (quatro) horas úteis Alta prioridade Comprometimento de funcionalidades essenciais, sem indisponibilidade total Até 2 (duas) horas úteis Até 8 (oito) horas úteis Média prioridade Falha que prejudica determinada funcionalidade, sem impedir a continuidade das atividades Até 4 (quatro) horas úteis Até 2 (dois) dias úteis Baixa prioridade Dúvidas, orientações ou ajustes sem impacto significativo nas atividades Até 1 (um) dia útil Até 5 (cinco) dias úteis 4.6.9 Os prazos previstos no item 4.6.8 serão contados em horas e dias úteis, considerando o horário de expediente da COMSERCAF. 4.6.10 Nas situações classificadas como críticas , especialmente aquelas em que a indisponibilidade do sistema possa comprometer o acompanhamento de processos ou o cumprimento de prazo processual, deverá ser disponibilizado atendimento prioritário, com possibilidade de acionamento por canal alternativo, inclusive telefone ou WhatsApp corporativo,disponibilizado pela CONTRATADA, independentemente do horário comercial. 4.6.11 Os procedimentos de abertura, classificação, acompanhamento e escalonamento dos chamados deverão ser formalizados no início da execução contratual, devendo a CONTRATADA disponibilizar canal de atendimento que permita o registro da data e hora de abertura, o nível de criticidade, o acompanhamento do chamado e o respectivo encerramento. 4.6.12 O descumprimento injustificado dos níveis de serviço e dos prazos de atendimento estabelecidos neste Termo de Referência sujeitará a CONTRATADA às medidas e sanções cabíveis, observados o contraditório e a ampla defesa, nos termos da legislação aplicável e do instrumento contratual. 4.6.13 O descumprimento dos prazos de atendimento ou solução estabelecidos no item 4.6.8 poderá ensejar o redimensionamento do pagamento, mediante desconto proporcional sobre

Página 9 de 35 o valor da fatura mensal correspondente ao período de ocorrência, calculado conforme o nível de criticidade da solicitação descumprida, nos seguintes percentuais: 4.6.14 Os descontos previstos no item 4.6.13 poderão ser aplicados cumulativamente em caso de múltiplos descumprimentos no mesmo período de referência, observado o limite máximo de 20% (vinte por cento) do valor da fatura mensal." 4.6.15 A aplicação dos descontos de que trata este item não exclui a possibilidade de aplicação das sanções administrativas previstas na Seção 21 deste Termo de Referência, em caso de descumprimento reiterado ou de infração que se enquadre nas hipóteses ali estabelecidas. 4.7 Requisitos de acesso e segurança 4.7.1 A solução deverá permitir o acesso dos usuários previamente autorizados pela COMSERCAF, mediante mecanismos de autenticação e controle de acesso compatíveis com as funcionalidades disponibilizadas. 4.7.2 A CONTRATADA deverá adotar medidas adequadas de segurança para proteção dos dados e informações armazenados ou processados pela solução, de modo a preservar sua confidencialidade, integridade e disponibilidade. 4.7.3 O acesso às informações deverá observar os respectivos perfis e níveis de permissão dos usuários, de forma a impedir acessos não autorizados e assegurar o adequado controle das informações processuais. 4.7.4 A CONTRATADA deverá adotar medidas destinadas a evitar perda, alteração, divulgação ou acesso indevido aos dados da COMSERCAF, observadas as disposições legais aplicáveis à proteção e ao tratamento de dados, em conformidade com a Lei Federal nº

Página 10 de 35 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD) e demais disposições legais aplicáveis à proteção e ao tratamento de dados. 4.7.5 Os dados e informações inseridos ou gerados durante a execução contratual deverão permanecer disponíveis à COMSERCAF durante a vigência do contrato, observadas as condições estabelecidas neste Termo de Referência quanto à migração e preservação dos dados. 4.8 Requisitos relativos à vigência da contratação 4.8.1 A contratação terá vigência de 12 (doze) meses , contados a partir da data estabelecida no instrumento contratual. 4.8.2 Durante todo o período de vigência contratual, a CONTRATADA deverá manter a disponibilização da solução, o suporte técnico, as atualizações, correções e demais condições previstas neste Termo de Referência. 4.8.3 A eventual prorrogação da vigência contratual poderá ocorrer, quando cabível, desde que atendidos os requisitos e condições estabelecidos na legislação aplicável. 5. ESTIMATIVAS DAS QUANTIDADES A SEREM CONTRATADAS (Lei Federal nº 14.133/2021 e o Decreto Municipal nº 7.074/2023.) 5.1 Para atendimento da necessidade identificada, estima-se a contratação de empresa especializada para prestação de serviço de licença de direito de uso de software jurídico para gerenciamento dos processos judiciais, incluindo implantação, customização, migração de dados, treinamento, suporte técnico e atualizações, pelo período de 12 (doze) meses. 5.2 A estimativa da quantidade a ser contratada foi estabelecida considerando as necessidades apresentadas pelo setor jurídico da COMSERCAF, compreendendo: ITEM UNIDADE DESCRIÇÃO QUANTIDADE 01 MÊS Contratação de empresa especializada para prestação de serviço de licença de direito de uso de software jurídico para gerenciamento dos processos judiciais, incluindo implantação, customização, migração de dados, treinamento, suporte técnico e atualizações. 12 5.3 A solução deverá disponibilizar acesso para 6 (seis) usuários, indicados pela COMSERCAF, e possuir capacidade compatível com o gerenciamento de aproximadamente 600 (seiscentos) processos, considerando a projeção de crescimento da demanda. 5.4 As quantidades estimadas consideram o volume atual de aproximadamente 400